Kako lahko računovodski servisi in podjetja zmanjšajo količino rutinskega administrativnega dela ter več časa namenijo strankam, svetovanju in razvoju poslovanja? To je bilo osrednje vprašanje  Poslovnega Espressa ob Velenjskem jezeru, ki ga je organizirala Savinjsko-šaleška gospodarska zbornica. V ospredju srečanja je bila predstavitev Countixa, računovodske rešitve, ki z uporabo umetne inteligence avtomatizira pomemben del vsakodnevnih računovodskih opravil. Countix je v kratkem času pridobil že več kot 60 podjetij, med katerimi so tudi večja podjetja, kot je Geneplanet, za katera ureja računovodske in finančne procese ter jim pomaga dosegati merljive in oprijemljive prihranke.

Vsakodnevna računovodska praksa je pogosto še vedno zaznamovana s prepisovanjem podatkov z računov, iskanjem manjkajoče dokumentacije, ročnim usklajevanjem plačil in številnimi klici med računovodskim servisom in podjetnikom. Prav te ponavljajoče se naloge so v Countixu prepoznali kot področje, kjer lahko umetna inteligenca in avtomatizacija prineseta največjo praktično vrednost. Predstavitev je izhajala iz preprostega problema: računovodje želijo več časa nameniti svetovanju, podjetniki pa želijo računovodstvo, ki zahteva manj administracije.

Od računa do knjižbe – z manj ročnega dela

Countix avtomatizira proces od prejema računa do priprave predloga knjižbe. Račun lahko prispe po e-pošti, iz aplikacije ali kot e-račun, umetna inteligenca iz njega samodejno izlušči podatke in pripravi predlog knjižbe. Računovodja predlog pregleda in potrdi, šele nato gre podatek naprej. Sistem omogoča tudi povezovanje plačila z ustreznim računom, s čimer se zmanjša potreba po ročnem usklajevanju. Pomemben del pristopa je pri tem človekova kontrola. Countix ne postavlja umetne inteligence v vlogo računovodje, temveč jo uporablja kot pomoč pri rutinskih opravilih. Strokovna presoja in odgovornost ostajata na strani računovodje, ki predlagane podatke preveri in potrdi.

Za računovodske servise to pomeni predvsem možnost, da z isto ekipo obdelajo več poslovanja in pridobijo več časa za delo z dodano vrednostjo. Namesto nenehnega prepisovanja računov in lovljenja dokumentov se lahko računovodja bolj posveti svetovanju, odnosu s strankami in razvoju storitev. Countix je pri tem zasnovan kot partnerska rešitev, ne kot konkurenca računovodskim servisom – njihove stranke ostajajo njihove, računovodje pa ohranijo nadzor nad procesom.

Več preglednosti tudi za podjetnike

Prednosti avtomatizacije niso namenjene samo računovodskim servisom. Podjetniki lahko v Countixu dobijo vse račune na enem mestu, hitrejši pregled nad poslovanjem ter manj komunikacije zaradi manjkajoče dokumentacije, saj jih sistem lahko sam opomni na manjkajoče dokumente. Rešitev omogoča tudi pošiljanje in prejem e-računov. Pomemben je tudi časovni vidik digitalizacije. Od 1. januarja 2028 bodo strukturirani e-računi obvezni za vse račune med podjetji, zato postaja pravočasna priprava podjetij na elektronsko izmenjavo računov vse pomembnejša. Countix e-račune podpira že danes.

Umetna inteligenca kot pomoč, ne kot zamenjava za računovodjo

Na predstavitvi je bil prikazan tudi praktični del delovanja rešitve: od predloga knjižbe in usklajevanja bančnih transakcij do samodejnega opomnika stranki za manjkajočo dokumentacijo. Predstavljen je bil tudi proces priprave DDV-O, pri katerem osnutek na eDavke odide šele po potrditvi računovodje. Pri uvedbi umetne inteligence v računovodstvo je pomembno tudi vprašanje varnosti podatkov. Countix v predstavitvi izpostavlja hrambo podatkov v Evropski uniji, skladnost z GDPR, uporabo varnostnih postopkov po vzoru standarda ISO/IEC 27001 ter neodvisne penetracijske teste. Izpostavljeno je tudi, da se tuji modeli na podatkih uporabnikov ne učijo.

Postopen prehod na nov način dela

Ena od možnosti, ki jih Countix ponuja računovodskim servisom, je postopna uvedba. Servis lahko začne z demonstracijo na primerih svojih strank, nadaljuje s pilotnim projektom na petih strankah in nato rešitev postopoma uvede širše. Countix je mogoče uporabljati kot zamenjavo obstoječega računovodskega programa ali kot dodatno rešitev.

Srečanje ob Velenjskem jezeru je tako pokazalo, da digitalizacija računovodstva ni več zgolj tehnološka tema. Za računovodske servise predstavlja predvsem priložnost za spremembo načina dela – od rutinskega vnosa podatkov k več svetovanja in ustvarjanju dodane vrednosti, podjetnikom pa lahko prinese manj administracije, hitrejši dostop do informacij in bolj pregleden odnos z računovodstvom. Sporočilo Poslovnega Espressa je bilo zato jasno: prihodnost računovodstva ni v tem, da umetna inteligenca nadomesti računovodjo, temveč da računovodji odvzame čim več rutinskega dela in mu omogoči, da se posveti temu, kjer je njegovo znanje najvrednejše.